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某修建央企，是我国修建畛域的头部企业的子公司，业务范围涵盖设计施工、工厂生产、前端设计研发、后端经营以及经营维保等。近年来，为应答修建工业化速度快、品质高、较宜居的要求，该修建央企踊跃推动新型修建工业化过程，致力于实现修建产业现代化、数字化，打造具备寰球竞争力的修建科技产业团体。
01 业务规模快速增长，传统办公体系亟需降级
得益于数字化转型带来的显著效果，以及在修建工业化畛域的多年累积的独特劣势，该修建央企业务规模迎来了大幅度的增长。随同着团体规模的进一步扩充，为无效晋升各部门间的协同、合作能力，以及更好的保障业务合规性，该修建央企对企业协同办公零碎产生了以下新需要。
图 1：该修建央企团体数字办公问题剖析
1.1 横纵合作流程繁琐，信息传递效率低
在横向上，一方面是团体各业务条线独立运作，协同性不高。二是子公司间，通过数年的倒退，该修建央企造成了从后期的设计，中期工厂生产构建，到前期现场建造及质检的标准化全流程我的项目施行体系，波及区域子公司、集成修建公司等多个公司。然而在传统办公体系下，因为不足欠缺的协同工具，易呈现如施工需要信息传播不及时，而导致的我的项目延期危险。
在纵向上，该修建央企还建设了从我的项目，到区域子公司，再到总公司的残缺汇报流程。然而，在传统协同办公体系下，因为不足足够的跨地区合作能力，该修建央企在进行一些数据信息、参会回执等信息的统计汇总时，整体流程繁琐，信息汇总效率低。
1.2 点对点权限申请，文档查问体验差
作为我国修建畛域头部企业，该修建央企对于外部文档安全性十分重视。因而，为保障文档的平安，该修建央企设置了文档平安管理机制，但各个区域子公司只能通过企业内网进行文档查问，且每次应用，均需申请文档查问权限。该机制虽在肯定水平上杜绝了文档泄露的可能性，但整体耗时较长，升高了员工办公效率和体验。
1.3 材料点状散布，难以施展个体智慧
该修建央企深耕于修建工业畛域多年，积攒了丰盛的我的项目教训常识，包含制度规范、研发成绩、理念教训以及学习材料等。但成绩均由各个业务线材料治理、存储扩散，没有对立归集和存档，总部尽管有权限近程拜访，但经常出现材料无奈关上的场面。并且因为不足稳固、高共享的常识积淀工具，外部的材料宝库无奈对有需要员工做高效、精准赋能，资源利用率无奈无效晋升。
1.4 区域办公软件不对立，文件格式难兼容
因为不足对立的标准化办公工具体系，该修建央企外部常存在多种办公软件并用的状况。这也导致了员工间在进行文档传输或交互等协同操作时，因为产品之间不兼容，协同效率低且体验差，不便于企业外部的对立治理。因而，随着业务规模进一步扩充，通过打造“标准化”、“数字化“兼具的高效协同办公体系，晋升企业治理的规范性以及合规性，成为该修建央企的重要需要点。
02 金山数字办公平台，全面赋能该修建央企办公体系
基于上述外围需要，该修建央企抉择搭建新型的数字化办公体系，以科技赋能外部协同体系的全面降级。同时，该修建央企积极响应办公数字化倒退的需要，通过全面的市场调研、产品选型及 POC 测试，综合市场占有率、产品性能成熟度等因素最终选定金山数字办公。金山数字办公凭借先进的协同办公理念、极高的产品成熟度和易用性等外围劣势，逐渐成为该修建央企打造新型数字化办公体系的深度合作伙伴。
图 2：金山数字办公平台性能矩阵
针对该团体协同办公需要，金山办公深刻团体外部，通过长时间的业务痛点及需要梳理，联合本身产品禀赋，输入了一套以“合作、存储、平安”为外围，涵盖全套协同办公性能矩阵的整体数字化办公平台解决方案。金山数字办公平台是金山办公整合旗下办公产品套件和底层凋谢能力，围绕数字化内容创作（DCC）、数字化办公合作（DCO）、数字化内容治理（DCM）, 为客户提供的一个凋谢赋能、平安可控的一体化解决方案。
金山数字办公平台解决方案于 2020 年开始在该修建央企进行试点利用，通过一年左右的全面业务跑通验证，2021 年正式进行整体推广。
2.1 丰盛的文档协同工具，补足横纵向协同能力
为无效解决横纵向协同问题，基于金山数字办公平台解决方案所蕴含的实时协同编辑、文档在线共享以及文档多端同步等外围性能，该修建央企搭建了欠缺的协同办公工具体系。
一方面，通过在线文档共享、文档多端同步等能力，使得该修建央企从设计、工厂、到我的项目施行的各部门间信息能够实现及时同步，保障了信息传递的时效性，为进一步晋升该修建央企横向跨部门合作效率提供了撑持。
另一方面，凭借文档多人合作编辑、主动统计汇总等多种外围能力，无效缩减了跨地区单位间信息收集和汇总流程。如在会议回执场景下，从多人邮件独自发送再汇总变成多人在线实时编辑，大幅缩短了合作链路，且各所属单位停顿高深莫测，显著晋升纵向合作效率。
2.2 欠缺的加密保护措施，优化文档平安管理机制
图 3：金山数字办公平台文档权限管控计划
通过金山数字办公平台所具备的文档加密存储、权限精准治理等外围性能的重点利用，该修建央企文档平安管理机制从团队内、企业内、企业外失去了全面优化。
首先，依靠于文档加密存储能力，该修建央企可能对云端所存数据进行双重加密及分层治理，在各区域子公司分属不同团队，无效保障涉密内容的安全性。
其次，基于权限精准治理性能，使得该修建央企可能按用户进行文档精准受权，无受权员工无奈查看，更好的保障企业文档的保密性及安全性。同时，在文件查阅场景下，从权限申请到权限内随时查问，实现“天级”至“秒级”的逾越。
再次，金山数字办公平台还为该修建央企提供了到职员工一键交接文档与团队，反对到职员工权限疾速回收，进一步防止文档资料泄露可能。此外，金山数字办公平台还反对日志、水印等技术，可能实现泄密源头疾速追溯，助力该修建央企打造欠缺的文档平安管理机制。
2.3 当先的云端存储技术，晋升常识共享能力
金山数字办公平台为该修建央企提供了对立的云存储平台，帮忙其打造企业级知识库，实现了对企业外部及各区域子公司从合同、后期接洽文件、阶段设计成绩到满意度考察等我的项目材料，以及企业研发、培训等外部文档的全量存储及治理。从而使得团体可能对各所属单位、总公司各业务条线进行对立治理和掌控，无效防止了因人为起因导致材料缺失问题。
同时，联合金山数字办公平台所具备的秒级文档检索能力，使该修建央企员工能够按需进行内部资料的实时调用查问，全面晋升企业级常识共享和利用能力。
例如，在疫情期间的居家办公场景下，通过云端存储的全面利用，使该修建央企员工在家也可能进行文档资料的实时共享及按需查阅，进一步优化了员工居家办公效率与体验，无效防止了疫情的线下冲击。
2.4 灵便高效的兼容性，建设标准化的协同办公体系
在团体打造一体化的协同办公体系，帮忙该修建央企实现对企业外部办公软件和工具的对立治理，进一步为团体晋升企业治理的规范性以及合规性提供无效撑持。
通过金山办公数字平台的整体部署，该修建央企各所属单位、业务条线实现了云端与本地工具、文档格局以及不同业务零碎非结构化数据的对立，使得文件格式不兼容、打不开的场面彻底隐没。
同时，金山数字办公平台所具备的丰盛的标准化 API 接口及凋谢的零碎对接能力，可能将金山数字办公平台与团体外部原有办公软件及 OA 零碎疾速对接集成，实现数据和零碎的疾速调用。
图 4：金山数字办公平台 文档中台
03 整体效果显著，将来单干继续深入
通过近两年的应用，金山数字办公平台已在该修建央企团体各级单位，数十个业务部门全面推广应用，广受好评。
将来，随着单干进一步加深，金山办公还将在“云网端”方面继续为该修建央企赋能，通过数字办公平台能力的进一步降级，使其可能实现云端、网络及员工终端的严密闭环，进一步晋升员工办公体验和效率。
