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最近有一位敌人问我：“如果是大型企业，文档该怎么治理？”说实话，很多外部的 CIO、CTO 对这个问题都是大刀阔斧。信息文件散乱、难以和外部的组织构架关联起来、查找艰难、不同版本更新进度不一，的确存在一些治理上的难题。
一、企业在文档治理上的痛点
这外面波及到很多概念，如：文档治理（归档）、知识库、常识治理等等。明天咱们次要讲的是文档治理，次要解决文件治理的问题。
二、文件与组织架构关联治理
当咱们将文件与组织架构关联起来之后，能够看到这个文件是哪个部门的，每个部门能够创立一个子文件夹，这些子文件夹对应着相应的人。
例如：咱们将洽购的文件与洽购相干的人员、部门相干，当有新洽购文件进去时（例如新产品需要），则能够间接创立子文档；当洽购人员没有产生新需要时，就不能在子文档里新增了。
通过这样的操作，零碎能够疾速地对咱们公司外部的文件进行梳理。
如果咱们想查看某个部门 / 单位下了什么重要的文档，只须要点开查看就行了。
当然这个形式也有局限性，对于企业规模大、人数多时，会导致文件数量多且扩散；同时因为部门泛滥所以每个人都在用同一个版本更新；还有一点就是即应用同一个版本更新不同的信息后都会呈现新旧版本的问题等。
三、找文件难，寻找新的文件更难
如果你是一个管理者，常常会遇到这样的问题：
咱们想找一个数据，发现很多文件都是一堆，但又不晓得哪个重要、哪个不重要。
这个时候，就须要你去搜寻相干的信息文件。
比方要找某个客户的销售数据和产品材料，须要找到客户的销售经理、产品经理等部门的相干人员的信息和相干的文档；还比方要找某一个人的销售数据和产品材料，也须要找到这个人以及对应的部门人员。
四、不同版本更新进度不一，数据不对立
一个我的项目，可能会波及到多个版本，不同的信息系统，不同的版本，更新起来须要一个过程。
而很多大型企业对于这种问题还没有解决办法，只能一直减少人员进行解决。
咱们也看到很多企业的 IT 部门都在应用一套软件来对立治理多个零碎中的文档。但这是十分不事实的一件事。
五、多人合作和版本控制
除了以上这些比拟通用的性能，还有一些比拟个性化的性能，比方团队合作、版本控制等等。
很多企业在文档治理上会采纳 OA 零碎，然而 OA 零碎有一个问题是无奈实现多人同时在线编辑，也就是无奈实现文件的同步更新和实时更新，这就使得企业内的很多文件都处于一种很涣散和凌乱的状态。
在企业中，咱们会有大量不同部门、不同版本的工作流文档，这外面存在很多须要协同解决的需要。在企业中进行文件解决、更新、审核等性能时，咱们都会遇到一个很大的问题就是：
很多人同时进行多个我的项目时，因为不同部门之间不足无效沟通和合作，而导致无奈共享数据；
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