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学校法人早稻田大学（Waseda University）是日本首个正式使用 RPA 提高办公效率的高校。这所私立大学创立于 1882 年（明治 15 年），毕业生英才辈出，如今已成为日本乃至世界极负盛名的研究型综合大学。
2012 年，早稻田大学为建校 150 周年制定了中长期计划“150 周年愿景（Waseda Vision 150）”，引进了新的研究支援和财务系统。作为该计划中的一环，学校于 2017 年着手导入 RPA，旨在实现业务流程的自动化和信息化。
项目背景：
早稻田大学由本科、研究生院、研究所等 100 多个部门组成。每个部门除预算管理外，还担负着研究资金的管理任务。
研究资金大多是公共资金，既要严格监管，又要保证准确到位。加之，资金使用规则因课题而异。由于课题项目众多，研究资金申请业务量大，单据处理任务繁重。
为了自动化处理申请和单据业务，早稻田大学决定部署 RPA。
应用流程：
1. 制作每年高达数十万件的付款申请分录表。
2. 检查分录表的格式，再登记到系统。
3. 识别录入系统时错误的数据内容。
RPA 实施前：
1. 人工手动制作、印刷大量付款申请分录表，费时费力。
2. 手动录入不仅效率低、负担重，还容易出错。
3. 当录入系统的数据错误较多时，系统无法一次性识别所有错误。
RPA 实施后：
1. 防止人为手误，提高业务效率和质量。
2.RPA 机器人会自动验证服务器上存储的 Excel 文档，发现问题则退回给相关负责人。
实施效果：
实施 RPA，每份单据处理时间减少约 30%，全校每年可节约工时近 40000 小时。按金额换算，每年可提高数千万日元的生产率。