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早在 2012 年，麦肯锡钻研报告称，员工通常破费 1.8 小时搜寻和收集信息。
但那是很久以前的事了。明天，咱们领有云存储系统，容许咱们在线共享文档并在任何设施上查看它们。所以，应该很容易找到咱们须要的信息并一起工作，对吧？但很可怜的是，这还是很难做到。
文档合作不仅仅是在线共享文件
让咱们设想一个典型的团队合作场景。你和两个共事正在筹备每月的内容营销报告，这意味着你须要应用许多工具和电子表格能力提取无关本月制作的内容，查看次数和下载次数，转换率等数据。
你不能只从空白文档开始并创立报告，而须要从大量其余文档和平台拜访数据，并且当你须要在此过程中与别人合作时，状况会变得更加简单。
为了可能与你的团队无效单干，你须要首先将所有文件（即你的常识）放到一个地位，这也就是常识治理的过程的一部分。
所以文档合作与常识治理密切相关。
为什么要应用文档合作工具？
在咱们理解软件之前，让咱们谈谈为什么咱们须要文档合作工具。
- 实时合作：如果多个团队成员常常解决同一个可交付成绩，文档合作工具将为您省去很多麻烦。
- 版本控制：这些工具的真正长处在于你领有高级的“吊销”性能，大多数工具容许查看文档的先前版本并在须要时复原它们。
- 治理审核流程的能力：通过电子邮件共享反馈可能有效，因为个别收件箱中有很多乐音。文档合作工具可让你和你的共事专一于手头的工作，打消所有其余烦扰。
- 进步安全性：电子邮件可能被转发或意外发送给谬误的人。文档合作工具使你可能管制谁能够拜访你的文件。
- 应用状况跟踪和报告：这在许多状况下都很有用。设想一下，你正在培训一位新员工，并且你想晓得他们是否看到了你的入职阐明，或者你想晓得你的老板是否看到了你上周发送给她的报告。
- 集中式知识库：一些文档合作工具包含将文件组织到可搜寻库中的选项，这使得治理团队的个体常识变得更加容易。
事不宜迟，那么接下来就让咱们一起来看看最好的文档合作工具。
最佳文档合作软件
Baklib
最适宜：在线制作知识库、产品手册、帮忙核心、API 文档、产品介绍、在线手册等，外部常识协同和内部宣传。
Baklib 不仅仅是一个文档合作工具，它还是一个成熟的知识库，使您可能与您的团队或客户疾速捕捉、存储和共享信息。
在文档合作方面，Baklib 提供了一个简洁明了的界面，让你能够疾速创立文档并独特编辑它们，同时跟踪以前的版本。多个拜访级别让你能够齐全管制谁能够看到你的内容——你能够在线公布、在外部共享、生成通用的可共享 URL 或邀请特定的人。
劣势：
- 外部编辑采纳富文本编辑器和 Markdown 编辑器，操作相似 word，轻松上手写作，多端适配，手机电脑都能够应用；
- 多级栏目设置，内容分类管理，常识结构化，展现清晰有条理；
- 知识库展现界面简洁好看，官网提供 20+ 主题收费应用，依据须要进行一键切换；
- 查找内容不便，输出关键词即可找到相干内容，大大减少查找材料消耗的工夫，进步工作效率；
- 内容分享迅速便捷，实用于多个平台，点击链接即可查看；
- 材料备份和下载，内容即写即存，反对多种格局的数据导出和备份团队协同性能，实现多人协同办公，减少办公效率，丰盛欠缺知识库内容。
谷歌文档
最适宜：须要具备弱小格式化性能的基于云的文字处理器的团队。
作为 Google Drive 套件的一部分，Google Docs 相似于桌面文字处理器。然而，不要指望此工具会取代 Microsoft Word 和 OpenOffice Writer 等软件。
你能够以 DOCX 等风行格局导入和导出现有文档，也能够在 Google Docs 中创立新文档。该平台有一组相当令人印象粗浅的编辑和格式化选项，共享文档非常容易——你能够通过电子邮件或可共享链接邀请协作者。
劣势：
- 以多种格局上传和导出文件，例如 DOCX、PDF 甚至 EPUB
- 一旦您进行更改，文档就会主动保留
- 版本会主动为您创立
- 共享文档很容易，但您也能够将它们窃密
- 丰盛的格式化选项
Zoho Workdrive
最适宜：对大量文件进行平安的跨团队合作。
Zoho Workdrive 是一个在线平台，用于在团队成员之间共享和独特编辑文件。因为其团队文件夹性能，你能够应用 Zoho 的 Office 套件编辑器组织大量文件并与你的团队合作。
Zoho 的超能力在于其全方位的安全性。借助角色治理、管理员管制和工作区治理等性能，你能够对每个文件进行精密的访问控制。与许多相似的解决方案不同，Zoho Workdrive 为你的文件提供端到端加密。
劣势：
- 文档能够轻松组织在文件夹和工作区中
- 传输中的文件应用完满前向窃密进行加密
- 动态文件受 256 位加密算法爱护
- 具体的权限治理容许您精确决定谁应该有权拜访数据
- 创立主动过期的链接
Paperflite
最适宜：想要跟踪其资产绩效的销售和营销团队。
花几个小时创立引人注目的销售材料、制作有说服力的电子邮件、点击发送……而后用手指穿插。在 Paperflite 这样的工具呈现之前，营销人员和销售代表就是这样工作的。
Paperflite 是一个文档治理和合作平台，可帮忙销售和营销团队组织、散发和共享他们的内容。该工具将你的所有内容存储在一个集中的、可搜寻的核心，该核心始终是最新的。你能够跟踪要害指标，例如观看次数、下载次数、分享次数，甚至均匀观看工夫。
劣势：
- 与其余数据分析工具集成
- 剖析十分具体，你甚至能够看到你的潜在客户或客户参加最多的文档局部
- 为每位客户创立个性化登陆页面
- 须要电子邮件能力下载你的内容
- 应用标签和分类组织你的资产
应用 Baklib 将你的文档转化为公司常识
你的文件是贵公司常识的一部分，Baklib 让你能够将这些常识组织到一个繁多的、可搜寻的在线门户中。你能够按类别或标签浏览，而不是尝试破译十几个文件夹的名称，无需费劲猜想确切的文件名并在搜寻框中键入它，你能够应用咱们的相似 Google 的搜寻，它会立刻跳转到最相干的后果。
如果你想将你的文档变成常识并让合作变得容易，或者你能够尝试应用一下。