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随着信息技术的迅速倒退，信息资源数字化、网络化的过程进一步放慢，档案管理的信息化建设曾经成一个备受关注的热点。企业，学校，政府单位等都须要对档案进行信息化治理，来适应当今社会的信息化、网络化发展趋势。
什么是档案管理系统
档案管理系统，就是通过建设对立的规范，标准整个文件治理，包含标准各业务零碎的文件治理; 构建残缺的档案资源信息共享服务平台，反对档案管理全过程的信息化解决，包含: 采集、移交接管、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐渐将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理根底，业务流和数据流建设在以服务为模型的零碎平台之上。
档案管理系统，为企事业单位的档案现代化治理，提供残缺的解决方案，档案管理系统既能够自成零碎，为用户提供残缺的档案管理和网络查问性能，也能够与本单位的 OA 办公自动化和 DPM 设计过程治理，或者与 MIS 信息管理系统相结合，造成更加欠缺的现代化信息管理网络。
目前档案管理存在的问题
一、互联互通难实现
建设多个业务零碎数字档案、或跨地区跨部门的大型企事业单位的各个分支容易造成“信息孤岛”，难以突破不同地区、不同零碎的壁垒与界线，信息共享率低，难以实现整体数据展现与剖析。
二、数据品质难把控
传统档案管理人员业余度参差不齐，在不同分公司、不同部门、不同地区的治理或多或少存在差别，不同的状况导致档案数据品质难以保障，不易实现对立治理、对立调配。
三、应用效率难进步
传统档案借阅及查问调取消耗工夫长且无奈实现全文检索，升高了应用效率；没有互通互联的档案更新频率也不迭智能档案快，这使得泛滥值得借鉴的历史数据的复用水平升高，减弱了档案保留的重要意义。
四、存调老本难管制
传统档案保留节约大量的纸张、空间，其调取与还回地过程中又消耗大量工夫与精力，导致档案的存调老本高，难管制。
五、贮存环境难掌控
传统档案的制成资料、温度、湿度、光线、污染物都会对档案“寿命”的长短起着至关重要的作用，而这些天然因素是比拟难以掌控的。
从以上提到的几点来看，档案管理还存在许多问题，如果不去解决，尽管没有特地本质的影响，但还是会带来很多不便。相同，如果解决好了档案管理这个问题，那么或者工作的各个方面都能失去晋升。
档案管理软件的作用
（一）进步工作效率
档案管理系统软件的创造，逐渐代替了传统繁多的档案归档模式，不必像以前过多编辑档案的条目及内容，齐全能够在系统软件的提醒下一步一步进行建档、归档等工作。一旦发现错误档案信息，可间接在零碎中进行更改，省去了传统档案管理模式下的从新编辑、打印等环节，节俭了工夫和资源。
如发现漏输的档案信息，可直接插入补充，简单易行，省去了对其余办公软件因不相熟而造成的失误，使用者也能够随时随地查阅档案数据，间接进行关键字等形式搜寻，一搜即可，不再须要查找翻阅等，极大地提高了工作效率。档案相干文件输入时也采纳了对立的电子格局，兼容于大多数电脑系统，不便打印和传阅。在上报归档信息工作方面，可将系统软件解决的后果间接加密上传到下级治理部门，节俭了人力和工夫。
（二）可能更好地开发档案内容信息
档案管理系统软件，能够在对档案的根底信息编辑之后，增加此档案的扫描电子图片，这样就做到了一点开目录文件就能够同时采集到此文件的电子图片，不便档案管理工作人员的查阅以及上报等档案工作。
档案管理系统软件还能够对相干的档案文件进行相关性编辑，这样就能够轻松地通过检索工具对各种无关的电子文件进行查找，使用者能够更好地对事件的前因后果进行理解，使档案内容施展更大的作用。
同时，档案管理系统软件还包含数据的传送、接管、备份、复原等性能，方便快捷，此外还具备用户治理、日志性能、事务揭示等。
（三）更好地实现档案窃密性能
个别的办公软件只能设置简略的明码，极容易造成泄密，而档案管理系统软件能够通过设置权限治理进行管理员、查阅人等角色分工工作，能够设置人员的查阅权限等，这样就起到窃密的成果。
在查档人进行查档时，零碎可自行记录，造成查问日志，对数据传输、用户拜访、内容打印等操作进行了平安设计，以保障档案的应用平安。档案管理系统软件还装备了电子锁，即便他人关上了档案管理人员的电脑，也无奈关上档案管理系统软件。
抉择适合的档案管理软件
以上提到了档案管理软件的作用，证实了它对于办公还是很必要的，那么当初的问题就是抉择一款好用的档案管理软件了。
这里举荐一款能够用来进行档案管理的软件——Baklib，它集中了在线协同、多人协同、文档解决、博客建站等属性，具备以下一些性能。
- 集中整顿文档
- 协同在线操作
- 多级权限治理
- 水印、禁止复制
- 反对设置独立域名
- 站点分享性能…
对于目前的各方面智能化的社会来说，档案的现代化治理的重要性显而易见，而且想要实现也并非难事。所以最重要的问题就是如何用最好的形式来最无效地实现，这里只是分享了一个工具软件助力实现，但真正的抉择还是要依据本人的需要登程，抉择最适宜本人的。