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随着计算机技术与网络技术的宽泛使用，电子文档成为企业经营流动的最直观的凭证。电子文档是一种从产生、解决、传递到整顿、保存、利用等过程中造成的电子档案，它丰盛了档案的治理内容，同时也给档案工作者带来了新的问题。
要对电子文档进行无效的治理，必须对其进行全面的了解。简而言之，就是一种文件从创立、批改、审批、定稿、散发、归档、销毁的整个循环过程中，会遇到哪些操作，又有哪些人，以便制订出相应的治理规范。
企业电子文件的治理要点：
1. 建设档案窃密级别。
档案窃密级别是电子文档治理的首要因素。哪些文档能够向外发送，哪些文档能够在公司外部共享，哪些文档只容许某个部门拜访，哪些文档只容许某些人拜访。只有设置了档案窃密级别，能力确保档案的平安。
2. 档案与机构构造之间的分割。
设置密级之后，还要分明档案的归属以及与机构构造的关系。在这方面，不同的公司的经营须要会有很大的差异。同时，要解决各个部门之间的文件流动问题。在电子文档中，各个部门之间的文件必须要解决很多拷贝问题和销毁问题。
3. 发行版。
电子文档必然会呈现多种版本的问题，而版本治理的关键在于：对所有的版本进行对立的治理。而且要放弃一个好的分枝。通常的办法是将文件的版本名称和分支名称离开。
4. 集中
以下是三个问题：一是要对哪些文档进行对立治理。（当初，所有的商业文档都要对立治理），还有就是怎么收集。一种是由谁来负责（在不同的工夫内，由不同的人或整个生命周期进行治理）。这可能是零碎或运行规定。然而，最无效的办法当然是应用工具。
5. 整顿、询问。
要对电子文件进行分类，必须要有多个维度。因为传统的档案系统结构为繁多的维度，难以满足需要。咱们能够通过数据库和标记进行治理。在编制规格时，要把档案管理需要的维度理顺，而后再进行归类。能够从最小的需要维度开始，例如：部门、我的项目、文件、文件、文件类型、文件类型、文件级别、文件状态。最容易的办法是应用文件构造的主维度，用标记来填充其它维度。最好的形式是用搜索引擎来查问电子文档，其中一个关键点是“要依据不同的查问者的权限来发送查问后果，同时，档案名称也是档案的一部分，而档案名称也会泄露档案资讯。”
6. 存档和隐没。
企业档案会随著企业的失常状况而逐步减少，因而能够认为存档是档案存取的最初阶段。怎么存档？存档后寄存在什么中央？档案由谁负责？
7. 治理冷暖。
那些短暂闲置的文件，存档文件，常常被援用的文件，以及以后正在应用的文件，它们的贮存和保留办法都应该不同。以便更无效地利用文档。
企业电子文件的治理对策
1、增强宣传，加强员工文件意识
档案工作在企业整体工作中占有无足轻重的位置，各级领导、各单位的领导干部要进一步解放思想，摒弃旧观点，建立新观点，适应新局势，以凋谢、前瞻性的视角在更高的层面上筹划档案工作的倒退方略，踊跃寻找档案工作同企业核心工作的结合点，实实在在地解决档案工作中存在的问题和艰难，促使企业档案工作疾速倒退。
2、明确责任，增强档案管理人员责任意识
保持履行文秘部门或业务部门的立卷工作，同时，档案部门要踊跃配合立卷部门，充分发挥各部门、业务部门相熟文件的模式和程序，进步案卷品质和工作效率。
3、使用“六个特色”把握迷信立卷形式
一般来说，文档能够依照六种特色立卷，依照问题特色立卷、工夫特色立卷、名称特色立卷、作者特色立卷、通信特色立卷、区域特色立卷，将几个特色雷同的文档合并成一卷，这是一种较为迷信的立卷形式，通常是依据文档的具体情况，灵便地将 2 - 3 个特色综合起来，造成一份文档。
4、迷信组卷，确保档案资料的保留性
因为严格的组织治理与制作流程是保障产品品质、进步公司的生存与竞争能力的重要因素，而严格的组织治理与制作流程则是以现行的档案为代表，因而，要提供大量有价值的材料，以便在今后的工作中，持续贯彻相干文件。在文件材料中，有些用处只是一种或一种短期用处。实际表明，及时装订成册是爱护此类文献资料的最佳路径。依据肯定的制度，档案部门或者是档案部门，对其进行迷信的治理。以便随时调阅、钻研、应用。
5、增强观点翻新，晋升档案管理人员的素质
要想让这种治理步入良性的循环，就必须一直地晋升管理者的素质。其中，有：
1. 进步档案管理部门的合格人员组成
建设高质量的档案管理队伍，是全面、无效地为企业服务的前提和根据。
2. 强化档案管理人员退职档案的培训
进步企业档案管理人员的素质，增强对其在职人员尤其是中青年业余技术骨干的持续教育，是实现档案工作与档案管理工作相适应的重要人才保障。
3. 强化企业文件管理人员理念翻新
文档工作者若不具备翻新意识，则无奈进行文件工作的翻新。因而，档案工作者必须适应档案工作网络化的须要，将翻新思维渗透到工作中，发展翻新实际。企业的领导者应该充分认识到文档的职能、治理、知识型和信息型的特色，正确理解企业的倒退和文档治理的外在关系，器重文档的开发利用，为文档工作提供必要的反对。企业文档工作者要适应企业文档的倒退，必须建立“管理型、信息型、服务型”的理念，强化本身的业余素质，能力无效地晋升档案服务的品质。
4. 增强企业档案管理人员的学习与翻新
新期间要搞好档案工作，必须增强档案工作的队伍建设。首先，要建立正确的价值观念，建立“不提高”的观点。另一方面，要从新的角度、新的观点、新的观点、新的办法、新的观点、新的档案人才的造就、提拔、建设档案人才，并一直摸索新的模式，以激发档案工作者的聪明才智，为企业倒退提供智力撑持。
企业档案管理队伍的建设要朝着知识结构综合化、年龄结构阶梯化、性别比例适度、高学历人员比例正当的方向倒退。档案工作者既要懂得如何与计算机网络单干，又要利用复读机进行信息的加工，还要懂得利用网络技术开发档案资料，利用计算机网络进行档案资料的治理，以达到档案资源的共享。
文件管理工具
当提及文件管理工具时，Baklib 必须在此提及。能够说，这是一款集上述三款产品于一体的在线文件编辑软件。
Baklib 通过 Baklib 在线知识库的制作，高效的编辑性能，集中的在线存储和展现能力，为企业和团队提供了一个 SaaS 工具。解决了企业和个体之间的文档管理混乱、常识孤立等问题；降低成本，全面晋升集体和团队的工作效率，高效的治理让办公更加简略。
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操作简便：应用浏览器即可应用，不会编程技术的人会应用 Word 进行编辑、编辑、更新、公布。
界面柔美：Baklib 提供了 15+ 的显示主题，能够自在的扭转色调，反对页面的页脚，减少独立的域名，满足更多的个性化要求。
不便的治理：不便的分类记录、无效地治理集体常识、疾速检索、分类、平安备份、保留贵重的数据。
主动实现文件的同步：不须要任何的正本，能够主动的进行内容的同步。
一键保留精美网页：一键将网页中的精美图片一键保留，不会有任何疏漏；云存储，永恒保留宝贵的信息权限设置：在须要单干、共享的时候，能够对编辑和观众进行权限设置，明确了权限。
材料安全性：声援所有网站的材料输入，材料贮存于当地更平安。
Baklib 能够很好地解决以后中小企业文档治理不标准、短少管理工具等问题，同时将人工智能技术利用于企业文档治理规范化、一体化、智能化治理，合乎以后企业信息化网络化的发展趋势。
