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一、计划方向
咱们在服务客户的时候发现，如果要独自购买 CRM、洽购管理软件、单证管理软件、财务软件等这些软件中的某一款软件，在市面上是很容易找到适合产品的。然而，如果想要间接找到一个成套的零碎，就比拟艰难了。想要找到高度合乎所属行业的成套零碎，就更难了。如果想找到成套并且可能联合公司特有的一些文化的零碎，那更是难上加难。
所以咱们就思考定制开发，然而传统软件定制开发周期长，费用高。这时候如果咱们用明道云这样的零代码平台去实现，就十分不便了。
其次，当咱们有了很多软件之后，软件之间不互通就会造成数据孤岛，这会导致很多问题。比方，在销售零碎里做了一个订单，财务零碎也要用订单信息。因为销售零碎中的订单无奈到财务零碎，就会造成咱们下面所说的数据孤岛，造成信息滞后、重复劳动。同理，订单也无奈到单证零碎、物流零碎。
这时候就须要有一套残缺的零碎来把公司所有的业务都搞定，保证数据的完整性、及时性，并且可能大大晋升员工的工作效率，让管理层更加便捷实现数据查看和剖析。
二、计划施行
咱们现有的一套零碎就是在施行了很多家外贸公司软件系统之后总结并搭建进去的。它可能依照不同性能、不同部门，设计出不同的利用，并且把所有利用的数据整合到一起。
零碎蕴含：
- 人力行政局部，包含员工治理、薪酬绩效治理、OA 模块等
- 营销局部，蕴含线索治理、客户治理、订单治理等
- 供应链局部，蕴含供应商治理、洽购治理、单证治理、物流治理、装箱单治理、财务管理等
除此之外还会有 BI 报表。公司管理层从报表中汇总各种数据，能够很直观地看出客户下单频次变动、供应商的治理状况、客户保护状况、应收应酬状况。手机端也能同步实时查看，管理层能够及时理解到公司大略的经营状况。
前面，咱们会把后面说的这些利用全副串联起来，造成数据高度互联。一方面咱们能够将明道外部的所有利用买通，另一方面因为明道云接口凋谢，平台内部的零碎也能够通过 API 的形式去与明道云平台对接，造成在明道云外部的闭环，把所有的数据都串联起来。
三、营销利用
相对来说，外贸公司以销售为主导，所以对于销售来说，治理的货色都会比拟细，涵盖邮件、客户、报价、订单等板块。
1. 客户评分
咱们会依据公司的外部要求，对客户进行一些维度的评估，可能有信息评分、价值评分、购买评分。
比方信息评分，客户档案中有客户名称、客户规模、客户网址，客户地址，每一项各占多少分值。咱们能够定期汇总，计算评分，通过每个客户的得分就能反映这个客户信息的残缺度。如果达到 80 分，那这个客户的信息相对来说很残缺；如果只有 40 分，阐明信息缺失重大，就能够找到对应的业务员去进行跟进，让公司客户的治理更不便。
同样地，价值评分和购买评分也是依据不同的打分机制去汇总不同的分数，从而达到方便管理的目标。
咱们对于客户的治理不只是信息化的治理，次要目标还是为了进步成交量。所以，在零碎中咱们能够直观地看到客户月度、年度下单的频率，年度累计下单的数量。咱们也能够做一些图形报表，如饼状图、折线图等，直观地把控客户的信息。
明道云的一张工作表能够关联很多张其余工作表。把客户根底信息管理完之后，咱们能够把客户产生的所有相干事项都关联在上面，比方客户联系人、客户跟进记录、客户订单、协调单、询价历史、交易记录等等。
员工到职的时候要进行客户交接，以前可能就是到职员工跟新员工间接说客户信息，当初每个客户都有本人的各项评分。客户关联的事项也都在其下方，这些相干事项的记录都是员工在日常办公过程中累计的，比方明天跟进了一个客户，那就去写一条跟进记录。对于新员工来说，他只有去看这些就能对客户理解的七七八八，对于交接以及领导查看都是十分敌对的。
2. 订单治理
订单治理除了录入订单的根本信息，咱们还会进行细化，因为对于外贸来说除了有订单费用，还会波及港杂费、物流费等各种费用类型。咱们会把这些写得很具体，这样业务员在做单的时候也更直观明了。同样地，销售查看订单也会更加不便，我给客户报价多少，给公司报价多少，价格是否统一，其余各项杂费各是多少等等，这些信息都很直观。
这些数据录进订单中还有一个益处。像协调单、挂账、投诉都是与订单强关联，销售员在做这些单子的记录时，就能够把订单中的数据间接援用到这些强关联的表单里。当管理人员审批时，就能够看到审批所需的所有订单信息，不须要再去到处找数据。
很多公司的产品不是固定不变的，比方咱们公司当初是做了三个产品，然而因为疫情还有倒退的起因，咱们可能会跟进更多的产品。所以就不能把产品做成固定选项，且不同产品的形容、属性、计价形式都不同。如果做成固定项，这套零碎局限性就会特地大，不能随着公司业务倒退灵便调整。因而咱们会做分类，有计价形式这些选填项，它会在不同中央去显示对产品的形容，对产品的分量的计算，对价格的计算。
3. 改单流程验证
明道云也能够做到很多简单的流程验证。比方下图的改单流程，所有的销售公司都会遇到这个问题：你做了一个订单，跟客户谈完了，公司也去进行洽购了，但客户在这个时候说他须要减少或缩小一些产品，这样就会呈现改单的状况。
改单呈现了之后，就会波及到前面这些职能部门对改单信息的审核。如果有两个单子，像以前用纸质治理的话，同时会把原单和新单都给你，订单外面一大堆数据，须要人员肉眼去看，一一核查，很麻烦。销售提交之后，洽购审核一次，财务审核一次，单证审核一次，可能半个小时就过来了。
咱们当初设置的这套自动化流程能够把所有容许批改的中央全副匹配一次，最终汇总成改单下面的一句话：这个单子从多少数量改成多少数量，减少了某某产品，规格由 A 改为了 B，不必再人工一个一个核查。在审核的时候，审核人只有判断这句话会不会影响到本人负责的内容就能够了。比方洽购看到这句话，发现改的这些货色对洽购工作没影响，那就间接通过进入下一级审批，有疑难的还能够间接在讨论区 @对应的共事，间接进行沟通。
四、供应链治理利用
1. 洽购告诉
次要是洽购部门负责供应商和洽购告诉。洽购订单的数据是由销售过去的，洽购也能够看到整个订单，然而他们的数据显示方式和内容是不一样的。比方销售做一个订单，他能够看到客户，洽购是不能看到的；洽购能够看到订单自身，能够看到供应商，能够依据订单在产品里散发不同的供应商，签不同的洽购合同。
2. 洽购合同
当把洽购告诉上的每一个产品选好供应商后，就能够让零碎主动地生成不同的洽购合同。雷同供应商的洽购需要主动合并成一个洽购合同，而后就能够跟供应商对接合同什么时候出，跟质检去对接是否须要质检。
3. 质控合同
如果须要质检，质检部接到合同后就会去针对每个产品，在生产过程中拍一些照片进行反馈。在整个生产实现之后，须要工厂负责人签字，签完字的这些信息都能够反馈到整个合同和单证、销售订单中，能够把整个业务数据造成一个闭环。
销售做了订单给到洽购，洽购要求质检去做查看，质检反馈了照片单，洽购也能够看到质检状况。也就是说，咱们能把控工厂的生产状况，销售也能够看到，我给客户出的产品是什么样的。如果后续咱们客户有投诉，咱们能够间接拿一些照片或者是出货状况作为参考数据。
五、单证治理利用
单证接到订单实现的信息后会去做出货，依据不同订单做不同的出货单、装箱单。
六、实时报表
整个流程实现后，咱们就能够依据管理层的需要做一些报表。以人力部为例，咱们目前是间接用明道云进行自在打卡，当然咱们也能和钉钉、企微等软件进行集成，将考勤数据对接至明道云中，造成一个残缺的报表。
本文来自上海明道数云软件有限公司施行经理熊勇，在明道云 2022 年秋季搭档大会流动演讲，经校对编辑后整顿为演讲精髓。