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这是《程序员职场工具库》系列文章，在浏览本文之前，倡议先浏览 《程序员职场工具库》工具导论 和 《程序员职场工具库》Excel 工具开篇。
引子
上一篇文章 给大家介绍了一个 Excel 繁难零碎 —— 版本需要管理系统。明天，我再介绍另外一个 Excel 繁难零碎 —— 集体工作管理系统。我 不会 解说集体工作治理相干的原理和常识，我会在前面的文章介绍这个，这里我重点会通过一些案例来介绍这个 Excel 繁难零碎如何运行，旨在让大家感受一下，Excel 繁难零碎的简洁和实用。
零碎概述
先来看看这个 Excel 繁难零碎的全貌，它就只有 1 张表，但实际上在这个表中蕴含了 4 个清单，从数据结构来说，每个清单独自一张表格才是比拟正当的，这里把 4 个清单放在一起，是为了不便咱们一眼看到咱们的集体工作的全貌，以及不便咱们在清单之间挪动工作项。
零碎总共蕴含 4 个清单：
- 下一步口头清单：这是最重要的清单，咱们的所有工作项都应该重点集中放在这个清单中，也能够把它称为 todolist，然而，很多人的 todolist 太过于臃肿，以至于难以被执行，才会导致很多人误以为 todolist 没用。因而，我这里特意取名下一步口头清单，表明是个更加精简之后的 todolist。
- 我的项目打算清单：这里寄存的是咱们的简单事项，待会会讲到这个清单要怎么应用。把 todolist 拆成【下一步口头清单】和【我的项目打算清单】是优化 todolist 工具的一个重要动作。
- 待处理清单：这里寄存的是咱们的突发事项，比方脑海里忽然冒出来的灵光一闪、他人忽然找到本人带来的麻烦事等等。
- 日程表清单：顾名思义，这是寄存咱们打算在将来某一时刻要做的事项。这个清单最好是能够应用日程工具来代替，因为日程工具有揭示性能，会更加自动化和智能。
通过这 4 个清单，就可能把咱们的集体工作治理得东倒西歪。当然，只有这 4 个清单是不够的，咱们还须要晓得它的运行规定。
运行规定
- 解决所有在脑海里呈现的事项，无论大小，只有会引起本人留神的事项，都须要解决。比方灵感，某些奇怪的想法都算。
解决每一件事项，思考以下事件：
- 我要付诸行动吗？如果不要，就抛弃并完结。
- 这件事项我 当初 花 3 分钟工夫能实现吗？如果是，那请去实现它再回来吧。
- 我当初想解决这件事项吗？如果不想，把它记录到 【待处理清单】 并完结。
- 我只须要付诸一次口头就能实现这件事项吗？如果不是，把它记录到 【我的项目打算清单】 并完结。
我明天要解决这件事项吗？
- 如果是，记录在 【下一步口头清单】。
- 如果不是，记录在 【日程表清单】，标记好是哪天要解决这件事项。
- 【待处理清单】 事项解决就依照上述的事项解决规定来执行就好，解决机会倡议每天早上开始工作前。
- 【我的项目打算清单】 事项解决规定：给我的项目事项做打算，就是相似需要的工作拆解一样，我要实现这个事项，具体要怎么做。把这个简单事项拆解成一个一个原子事项，而后排个先后顺序，整顿在我的项目打算清单中。解决机会倡议每天早上开始工作前，也能够在每周周末。
- 【日程表清单】 如果有日程工具的话就不须要解决了。如果没有的话，那就在每天早上开始工作前，把标记工夫是明天的事项挪到 【下一步口头清单】 即可。
- 【下一步口头清单】 的事项就是明天的 todolist，通过后面的规定运行之后，在这个清单外面的事项都是简略事项，不须要辨别优先级，依照本人的情绪轻易挑一件去做，做完标记实现即可。每天早上开始工作前，须要把前一天曾经实现的事项解决一下，能够间接删除，如果须要存档的话，能够新建一个 Excel 表专门用于留档。
每天早上开始工作前：
- 解决 【待处理清单】
- 依据须要更新 【我的项目打算清单】 所有我的项目的打算，而后把心愿明天付诸行动的原子事项挪到 【下一步口头清单】
- （如果需要的话）解决 【日程表清单】
review 【下一步口头清单】 的所有事项，明天能实现所有事项吗？
- 如果不能，那须要思考优先级了，标记明天必须要实现的事项。
如果能，并且感觉明天会有闲暇，那示意本人人力有充裕了，那能够抉择：
- 什么都不做，摸鱼吧。
- 再浏览一遍 【我的项目打算清单】 所有我的项目的打算，我还能够做什么？
- 新增一个事项：思考一下我能够做什么有价值的工作？
- 新增一个事项：找我的领导沟通一下，我还能做什么有价值的工作？
这就是这个 Excel 繁难零碎的全副运行规定，看起来如同很简单，但只是因为文字描述看起来比拟多，实际上一点都不简单。接下来，我通过一些例子来解说具体的利用。
利用案例
这个工具随时能够用，不须要等手头事件都做完了（这是不可能的）再应用。刚开始应用时，只须要把以后的事件全副解决一遍，输出到零碎中即可。当初，让咱们从头开始咱们的案例。
技术我的项目 —— AA 零碎
假如当初小潜刚刚做完了一个大需要，临时还没接到新的业务需要。这个时候，领导安顿了一个技术我的项目让小潜负责，小潜跟领导沟通了一会，大略理解了问题背景和指标，然而依然比拟含糊，无奈立即就制订出残缺的打算（咱们常常会碰到这种状况），然而小潜还是 在以后阶段对下一步工作打算进行了拆解，并整顿到 【我的项目打算清单】 中去。
对于实现 AA 零碎的计划，小潜还不分明，所以，当初可能制订的打算就是先去网上搜查竞品的材料来学习。以后依据本人的大略思路，也能发现有 2 个难点须要攻克。难点 1 临时没有脉络，能够先去网上找找材料看看有没有解决方案的思路。对于难点 2，小潜记得某个零碎如同有差不多的功能模块，能够去找零碎负责人去理解他们的解决方案，看能不能参考的。
明天临时没有其余事件，所以间接开干吧。小潜 感觉明天应该能够把这 3 项工作实现，所以就把它们全副挪到了【下一步口头清单】外面。
在小潜实现第一个事项之后，小潜对于 AA 零碎的实现计划曾经有了一个大略的印象了。同时，小潜还理解到了一些业界的竞品零碎能够参考和学习的，于是，小潜立即记录了下来。同时，小潜还理解到了一个之前没想到的难点，尽管曾经看到大略的解决思路分享文章了，但还是须要本人编写 demo 来验证的，于是，小潜也 把这个事项记录了下来。
小潜很侥幸，能够专一于一件事件。在通过 2 天的调研和学习之后，小潜终于把所有的技术难点攻克了，AA 零碎的设计方案曾经在小潜的脑海中浮现。于是，小潜 能够开始着手编写设计方案了。小潜把接下来的工作打算重新整理了进去。
接下来的打算就十分明确了。等到设计方案敲定，而后跟平时一样，工作拆解并进行排期，而后就能循序渐进地进入开发节奏了。
等排期和确认工作都实现之后，小潜就能够把具体排期的工作列表梳理进清单外面，而后依照排期，每天去实现排期事项即可。
业务需要
好景不长，正当小潜筹备开始编写设计方案文档的时候，领导找到小潜，让他去加入这个 Q 的大需要 —— 购物车性能 的评审。通过一轮又一轮的需要评审和计划评审，此处省略一万字 … 终于需要的排期进去了，小潜 把本人的工作依照排期的程序整顿到了本人的集体工作管理系统里。
第二天，小潜正式投入到了需要开发当中。依据需要排期，小潜把明天要做的事项挪到了 【下一步口头清单】，而后就开始了明天的工作。
万恶的长期问题 – 值班问题
如果咱们的工作能够如此单纯和专一，那该有多美妙呀，但那是不可能的！在日常工作中，最讨人厌的就是被各种事件打断咱们的工作打算和节奏，比方值班问题。QA 找到小潜，报了一个现网问题，须要小潜反对排查。因为是紧急问题，所以小潜须要立即投入排查问题，这时，小潜能够把这个事项放进 【下一步口头清单】 中。
吭哧吭哧终于把现网问题解决了，然而明天的工作被耽搁了。到了第 2 天，小潜面对的是这样的集体工作现状。
原定打算明天要实现 task 2 的，然而小潜被耽搁了 1 天的工作，没法实现了。不过还好，聪慧的小潜在工作评估的时候预留了 buffer，所以是能够补救这里的工作提早的。小潜看到 昨天遗留未实现的工作项曾经满足了明天的工作量了，并且临时还没有新的高优先级工作须要做，所以小潜就不再往【下一步口头清单】中新增事项了。
好不容易，小潜终于实现了 task 1，忽然，QA 又找到了小潜，又有现网问题了。理解完问题之后，小潜感觉要解决这个问题十分麻烦，至多须要半天的工夫。小潜 看了看【下一步口头清单】中的事项，发现自己的进度原本就有问题了，如果再耽搁半天，原来的工作就有很大的危险了。怎么办呢？
聪慧的小潜想到了一个方法，这个问题波及的模块小刘相熟呀，能够让小刘去排查。于是，小潜就找到小刘，并把问题跟他讲了，小刘也比拟配合，接手了这个问题。小潜很开心，本人又能够恢复正常的业务需要开发了，不过，在这之前，小潜在【下一步口头清单】中新增了一个事项：
这样，当小潜在缓和繁忙的开发 task 2 之余，【下一步口头清单】中的事项依然可能给小潜揭示：哦，我还要找小刘跟进一下现网问题的排查停顿。
万恶的长期问题 – 老婆生日
又码了一个小时代码，小潜去厕所小解了一下，在路上忽然想起来，如同这个月是老婆生日耶，具体哪天来着（要命了）？要提前准备一下！小潜很庆幸本人可能想起来这个事件，于是，连忙记下来，以防本人遗记了。
小潜又一头扎进繁忙的工作当中，果然又遗记了。不过没关系，等到第 2 天早上，小潜 在筹备明天的工作时，在【待处理清单】下面看到了这个事项 。小潜决定 要立即解决这件事件，不能再拖了。于是，小潜先确定了一下老婆的生日，而后大略布局了一下行动计划。
这下小潜就释怀了，肯定不会遗记老婆生日的事件了，妥妥的，能够 安心工作 了！
小结
本文介绍了一个 Excel 繁难工具 —— 集体工作管理工具。
这个工具非常简单，只有 4 个清单，聚合在同一张 Excel 表格中，每个清单都非常简单。然而，只有赋予它运行规定，它就成为了一个弱小的集体工作管理工具。
本文应用了以下例子来解说咱们应该如何解决工作中常常面对的场景：
- 简单事项 ：比方技术我的项目。把【实现 AA 零碎】放进咱们的 todolist 零碎是毫无意义的，无论咱们再如何利用重要紧急四象限法都没用。咱们应该 依照规定，把简单事项解决一下，变成一系列可执行的下一步口头 ，这才是有意义的。另外要留神的一点是， 对于简单事项的打算是要不断更新和 review 的，不要求一次性全副都列举残缺，这是不可能的。
- 业务需要：这是一种比拟明确的简单事项，是能够列举残缺的工作打算的（在排期之后）。对于这种事项，咱们能够残缺地输出到集体工作管理工具中，循序渐进地执行即可。
长期问题：咱们会大量面对这种场景，也是集体工作治理最大的敌人。面对这种问题，咱们要在第一工夫做出判断：
- 不须要立即解决：放进【待处理清单】，前面有空再解决。
- 能够委托他人解决：立即委托他人，并确定 review 工夫点，而后新增一个确认的口头事项。
- 本人须要立即解决：那就依照规定解决这件事项即可。
在应用 集体工作管理工具 的过程中，咱们还有以下几点益处：
- 依据【下一步口头清单】的遗留事项判断本人的工作进度是否有危险。
- 从全盘的角度来安顿本人当天的工作。
- 避免忘记事项。
- 被中断的工作也可能轻易地从“断点”处复原工作，因为 集体工作管理工具 曾经把简单事项的 打算 记录下来了
这些在咱们的利用案例中都有体现，尽管我举的例子是较为简单的，然而也根本涵盖了咱们大多数的问题场景了。如果要我用实在的简单案例来解说的话，预计一百张图都形容不完了。
如果还没有应用任何集体工作管理工具的小伙伴，举荐能够应用这个小工具哈，重点是感触本人工作过程中的摩擦，领会集体工作治理的原理，前面再切换到更加成熟的零碎会更加得心应手。
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【探讨问题】
大家在集体工作治理上有碰到什么问题或者困惑吗？
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