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会议是职场中常见的团队合作流动，也是进行决策、传递信息、达成共识的重要工具。置信屏幕旁的你也常常组织和参加各种大大小小的会议。可是，你真的会散会吗？
“这还不简略，将人拽到一起，说一下主题，订 1 个小时，再弄个线上会议室，不就结了？”
“要不要提前准备一下，会上遇到问题怎么办？”
“不必，能有啥问题，到时再说呗。”
这么说也没有错。可是听起来不太对，问题在哪里呢？让我带你进一步剖析一下。前文讲到，任何能解决问题的办法，它必然有能够工作的暗藏假如和论据在撑持。
那么，上述看似不合理的对话中，你认为有哪些暗藏的假如前提呢？
答案是：
TA（假如会议的组织者）
- 对会议的主题、波及的问题域非常分明
- 对参会的人很理解
- 当会上遇到问题时也能有效应对
因而，当要散会的时候，组织者只有约好干系人的工夫订好会议室，那么会议就能够毋庸筹备，胜利的达成目标。
换句话说，当你对所要开的会的方方面面处于明确认知的时候，按上述做法能够达成散会的目标。
可是，事实中的会议有多少是这样的呢？事实中的组织者是否对会议都具备这样的认知程度？事实上，咱们所见到的版本大多如下：
“下周大家找个工夫一起开个会讨论一下。”
“散会了，散会了。”
“…….”
“对于这个话题，咱们再组织另一个会议讨论一下吧。”
“这个会议到底是干什么的？”
“叫我来散会，我须要干什么?”
“探讨了半天咱们解决什么问题？”
“Xxx 总不在，这件事咱们不分明做不了决策。”
“原来客户想要的是这个，会前基本不晓得。”
“下次把内容提前收回来，会上间接探讨就行，不必耽搁大家的工夫。”
你看，这就是现实和事实的比照写照，也是你和“他人家的孩子”的差距，也是为什么一提“会议”就会被吐槽低效、过程凌乱、浪费时间、不解决问题。
什么起因呢？据不齐全统计，99% 以上的低效会议都是组织者的锅。
职场中咱们常有一些盘根错节的问题须要通过会议进行风暴和剖析，还会面对不同层级的各种干系人须要去促成共识和达成决策。对会议的组织要求就会更高。
那么，如何开好会呢？
分享一个麻利会议 7Ps 框架给你，帮你建设对会议的系统性认知，搞定高效会议。
一、什么是 7Ps 框架？
它是一个布局和筹备会议的工具，包含会议的 7 个要害因素。会议的组织者能够在会议筹备阶段作为自检清单应用。7Ps 框架由 James Macanufo 设计[1]。
二、7Ps 指什么？
- Purpose- 目标：为什么要散会？作为组织者，你须要可能分明且简洁地陈说会议的目标，给参与者明确的上下文以及为什么他们须要加入这次会议。如果讲不分明，那么你须要从新思考这次会议的必要性是什么，是否有必要持续开。很多会议其实是弥补会议，齐全不须要开。
- Product- 产出物：在会议期间产生哪些具体的工件？它会做什么，它将如何反对会议目标？如果会议并没有具体的产出物，那么兴许你应该思考的是一次团建而非会议。
- People- 人员，角色：谁须要加入会议。会议中他们的角色是什么？他们在所探讨主题中的角色是什么？比方哪些问题由 A 同学答复，哪些信息由 B 同学补充，哪些决定须要 C 同学提供资源反对。清晰梳理分明这一部分会议就胜利了一大半
- Process- 流程：会议的 Agenda 是什么？在会议的无限工夫内分为几步。
- Pitfall – 陷阱：此次会议有哪些危险？咱们如何应答？例如，如果话题超出范围，如果某个重要的决策者长期参加不了？如果超时？如何材料不齐备等？如果主持人的电脑或网络忽然生效了? 怎么办？
- Preparation- 筹备：会议前是否要有参与者理解上下文提前浏览的资料？有没有须要提前完成的考察问卷或作业？
- Practical concerns – 物料场地等后勤工作：包含物料、场地、设施、工夫、地点、午饭等等。
在这 7 个要害因素中，对会议的胜利和建设认知影响最大的两个因素是 Purpose 和 People。Purpose 是会议的起因，当问题定义分明，计划是更容易的事。People 指与我何干，当把利益关系定义分明，参会者的定位就会清晰，就会天然遵循你设计的零碎的规定行事。
三、如何应用 7Ps 框架
7Ps 框架是一次好会议的设计框架，也能够作为散会前的自查清单。在设计时，能够采纳由 Romain 画的 7Ps Canvas 作为会议设计的模板，帮你结构化的梳理和出现会议的筹备工作。
在这里给大家应用 7Ps 的一些 tips：
- 打算总会发生变化。7 个元素之间相互影响，当其中一个元素产生过变动时，其它几个维度也须要进行调整。比方参加人发生变化，须要顺次调整工夫、流程等内容。
- 用金字塔构造去构建 7Ps，Purpose 为中心思想。因而，要尽量用一句话去收敛 Purpose，并顺次找到你的论据，设计你的逻辑链路。流程天然也就有了。
- 会议中要让 7Ps 可见，线上会议则能够用白板的形式写下会议的事项，防止跑题。
上面的脑图是应用 7Ps 筹备会议的一个示例图，你也能够设计这样的脑图模板，每次会议启动前来填充这些信息就能够了。
四、7Ps 框架有多好？
“在筹备战斗时，我总是发现打算没有用，然而打算又是必不可少的。”
——德怀特·艾森豪威尔
每次会议都应制订打算。好的打算的确不肯定能保障获得好的后果，但打算的过程能够帮忙你建设对事的系统性认知，7Ps 框架就是这样一个帮你对会议建设系统性认知的框架。你的认知越清晰，会议成功率就会越高。
从模型分类的角度，7Ps 框架是结构化模型，7Ps 是会议胜利的 7 个要害因素（7Ps 也被称为因素类模型）。它包含人、事、物的构造，又蕴含会前、会中、会后的工夫程序设计。因而，7Ps 不仅可用于会议，还能够用于打算流动，比拟灵便又容易记忆。
你可能会问，每次都这样设计有些麻烦，可能须要消耗太多的工夫在设计上，还不如间接开呢？
大脑会想尽一切办法回绝思考，而为了解决问题所要耗费的思考和认知构建工夫在肯定水平上是等效的。如果你不在会前设计，那就会在会中和会后弥补。只不过越往后，你的弥补倍数越高，弥补的就不仅仅是你一个人的工夫，是几个人甚至几十个人的工夫节约。
所以，在你的下一个会议降临之前，无妨实际一下 7Ps。即便只有一点点工夫，感受一下它对你的认知的影响以及对你的会议的影响。欢送留言和微信分享应用心得。
小模型大用处，试一下吧。
[1] 参考书籍 -《Game Storming》
起源：Thoughtworks 商业洞见
作者：禚娴静
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