抉择一款企业电子文档管理系统（EDMS）时应该关注什么？这齐全取决于你须要实现的管制、合作和灵活性程度。
然而，有两个要害的电子文档管理系统性能是你应该要关注的。
● 简略配置的工作流程
你能够更轻松地进行合作（甚至是近程合作），并确保你的整个团队，无论他们身在何处，都是在正确的文件和正确的版本上工作。一个好的电子文档管理系统会有审批程序和订正管制，以简化工作流程，确保你的团队的生产力。
● 直观的文档版本控制
一个文档的所有订正和草稿都应该被精确地捕捉和治理。你应该可能在不同的设施上应用主动文件版本控制和审计。整个团队必须可能取得最新的、精确的信息，因为这将确保你的文档是平安的并保持数据的完整性。
为了帮忙你抉择适宜的电子文档管理系统，有几个问题须要确定。
1. 本地部署还是基于云？
第三方文档治理解决方案能够为你提供高度平安、可配置和简单的 DMS 性能，同时让你解脱标准和开发方面的麻烦。然而，应该抉择本地部署还是基于云的 SaaS 解决方案？
本地部署解决方案要求你应用本人的服务器和存储，这意味着你依然须要进行本人的保护。然而，你兴许能够更加确信所有数据都在你的管制范畴内。
基于云的解决方案通常更加麻利和灵便。但如果你应用一个基于云的解决方案，它是如何设置的？你是否失去了像虚构私人服务器这样的专用服务，还是共享资源？文件在传输过程中是否被加密？数据中心的平安、备份和冗余状况如何？
无论抉择什么解决方案，确保它有能力实现最高级别的数据安全。
2. 你须要文件治理还是文件管制？
这是一个重要的区别，也是你可能须要你的 DMS 实现的外围。好的文件治理是对于存储、定位、更新、跟踪和共享文件的便利性和灵活性。而好的文件管制是对于建设拜访等级、平安、审计能力、版本治理、审查、批准和公布协定。
3. 你须要 EDMS 是可扩大的吗？
这些思考应包含的不仅仅是扩充存储空间或以正当成本增加内存的能力。这是对于可能在正确的工夫用正确的工具为你的企业应答更简单的文件解决要求。
在企业成立之初，你可能只须要一个平安的、可搜寻的存储库和合作空间，让你的团队开始个体探讨想法。但当这些想法变成真正的商业打算、机会和最初期限时，你可能须要电子文档管理系统更多地作为一个品质管理系统来运作。这可能须要更简单的文件管制和 “ 阶段门控 “ 工具，或依照严格的标准制作可审计的 “ 技术文件 “ 的能力。
抉择一个可能随着你的需要的复杂性而增长的电子文档管理系统，能够避免你在晚期被为更大、更成熟的公司设计的文件要求所困扰。
企业电子文档管理系统哪个好？
从纸质文档到 EDMS 的过渡不仅是数字化风行趋势，也是进步业务效率的强有力工具。
8Manage 为用户提供弱小的电子文档管理系统，其将创立数字文档，主动存档，并提供高水平的安全性以满足法规要求，反对本地部署和云端部署，齐全能够简化你的办公流程。
扩充可拜访性：为员工提供近程拜访是 8Manage EDMS 次要的根底性能。因为大部分信息存储在云中，因而用户能够随时随地拜访。
不便编辑和版本控制：当多个员工能够同时解决同一个文档时，编辑和版本控制等性能是必须的。8Manage EDMS 其中一个劣势是可能跟踪特定员工的更改。它还反对存储多个文档版本，以防你须要拜访原始文档。
权限授予和门控：应用 8Manage EDMS，你能够轻松为单个文档以及满足特定条件的文档设置权限。这意味着容许某些团队对给定文档进行更改，有些团队只能查看，有些团队根本无法拜访。
主动揭示：对于必须亲密关注我的项目或流动如果文档产生了更改，8Manage EDMS 揭示性能会告诉所列人员。对于必须亲密关注我的项目或流动停顿的经理来说，它是个不可或缺的助手。
安全性和爱护级别：信息窃取会重大侵害你的业务。8Manage EDMS 提供与电子银行雷同级别的安全性，从而爱护公司的文件信息。
此外，你还能够从 8Manage 电子文档管理系统中取得以下额定益处：
● 可用性 —— 你能够取得失常运行工夫 99.99% 的解决方案。
● 劫难复原 —— 你能够取得容灾环境和容灾服务。
● 性能 —— 你能够取得有保障的存储空间和带宽。
论断
电子文档管理系统提供了一种无效的形式来组织你的业务并为你的企业提供秩序。无论你抉择哪种类型的文档管理系统，都能够立刻看到其优于手动治理文档的劣势。8Manage 提供全面的文档治理解决方案，帮忙企业简化业务并升高经营老本。