一般来说，应用电子洽购解决方案来了解洽购部门所面临的泛滥问题没那么艰难。实际上，一个通用的电子洽购解决方案，比方备受好评的 8Manage SRM，是创立企业本人的洽购零碎的最佳终点。
作为一个业余的电子洽购零碎，8Manage SRM 涵盖从投标、竞价、洽购订单、洽购合同执行到供应商绩效评估的全面治理，帮忙企业实现电子化、信息化的洽购流程和供应商协同治理。上面以它为例，为你介绍电子洽购零碎必备的四个基本功能。
1、主动创立洽购订单
以后挑战：
大多数洽购流动都是由纸张驱动的。洽购团队可能会破费大量的工夫来辨认和分类文件，而后再转交给适当的人或部门。
已批准的洽购申请手动转换为洽购订单时，会呈现不精确和谬误等问题。这项看似有害的工作不仅繁琐，而且会减少劳动力老本并大大提早流程。
现实解决方案：
主动创立洽购订单是洽购团队在 8Manage SRM 洽购零碎中寻找的一个要害性能。与其手动创立每个洽购订单，不如在请购单被批准后主动创立一个洽购订单。这样，你的团队就不再须要受权和手动键入每一个洽购订单。
2、转换洽购申请
以后挑战：
洽购申请不用专门针对单个我的项目。尽管业务实际各不相同，但因为手动数据输出的老本和错误率十分高，一些企业只获取这些独自洽购订单的根本摘要信息。一些洽购团队尝试通过数据输出操作员团队手动转换我的项目、单价、数量等行详细信息。即便如此，劳动力老本和积压工作仍创历史新高。
现实解决方案：
如果你的技术解决方案不能提供一个更好的代替办法，将细列我的项目手动转换为洽购订单，那么它对你的洽购团队没有用途。自动化的 8Manage SRM 洽购零碎通过更快、更精确地检索数据，为每个细列我的项目创立一个独自的洽购订单。
零碎主动触发创立与申请中行我的项目数量雷同的洽购订单。数据采集和转换的自动化，将缩小老本并进步你的洽购团队的生产力而无需减少人员。
3、三向匹配
以后挑战：
洽购订单是由你的洽购团队创立并发送给卖方的，而发票是由供应商筹备并交付给买方的。
洽购订单向供应商显示预计在特定日期以什么数量和价格交付哪些物品。发票只是卖方向买方收回的揭示，揭示买方为已交付的物品付款。
尽管二者缺一不可，但如果这两份文件与请购单不统一，就会带来麻烦。手动匹配这些文件可能是一项耗时的工作。这个过程中的效率低下会间接影响企业的现金流。
现实解决方案：
一个好的洽购软件应该主动执行三向匹配过程，而不须要任何人工干预。当它在三份文件之间进行彻底的匹配时，任何和所有的差别都会被软件标记进去，以便在启动付款流程之前进行审查。
在 8Manage SRM，企业能够通过主动三向匹配来管制隐秘洽购，该匹配将发票与洽购订单和 GRN 进行比拟以确保一致性。这样不仅升高解决老本，还能够让你的洽购团队将更多的宝贵时间用于解决更重要的工作，而不是执行惯例的行政工作。
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4、供应商治理 **
以后挑战：
因为软件和手动流程的脱节，一些企业现在在供应商治理方面面临着问题。供应商治理有太多的利益相关者，可见性的不足和孤立的数据会导致流程上的差距，并使重要信息在文档流程中失落。
如果买方未能正确审查其潜在供应商、监控其绩效并通过适当的文件确保安全，则可能导致合规问题并危及与供应商的业务关系。此外，因为供应商治理不是一个繁多步骤，每个阶段的治理都不能只用一般的电子表格来实现。
现实解决方案：
如果你的洽购解决方案执行与电子表格雷同的工作，那么它对你的洽购团队将毫无用处。一个单纯的电子表格程序既不能验证供应商，也不能使现有的供应商根底合理化。
8Manage 自动化的供应商管理系统提供一个供应商地方资料库，跟踪供应商的历史，付款和交货条件，高深莫测。有了供应商治理自动化，洽购团队不用在电子邮件中搜查秘密的付款信息，也不用手动更新供应商的分割信息。8Manage SRM 洽购零碎将收集和保护精确的供应商信息，使供应商治理过程变得轻而易举。
总结
工作的将来是自动化，洽购流程也不例外。德勤寰球首席洽购官钻研分明地表明，企业心愿实现洽购流程的自动化，只是为了将团队的责任从行政工作转移到策略工作。
为企业筛选电子洽购软件并不简略，参考下面四个基本功能会使你的决定更容易一些。像 8Manage SRM 这样的端到端电子洽购零碎提供了上述性能以及更多丰盛性能，还具备实现胜利洽购管理所需的 100% 可见性、外部管制和和流程效率。