这是《程序员职场工具库》系列文章，在浏览本文之前，倡议先浏览 《程序员职场工具库》工具导论 和 《程序员职场工具库》Excel 工具开篇。
预热思考题
【预热思考题】
有察看到你的领导是在哪些场景应用 Excel 的吗？成果怎么样？
弱小的工作管理工具
每一个职场人都须要把握一项能力 —— 工作治理。如果是组员，须要治理本人的集体工作；如果是 leader，除了治理本人的工作之外，还须要治理组员的工作；咱们还有另外一个角色，个别称为我的项目负责人、需要负责人、版本负责人，这些都是长期的角色，在某段时间内，这个角色须要治理整个我的项目 / 需要 / 版本波及到的人员的工作。
对于集体工作治理，咱们有十分多的工具，比方 todolist。而对于治理其他人的工作，好用的零碎并不是很多。很多大公司都有需要 / 工作管理系统，比方腾讯的 Tapd 零碎，然而这种零碎不是专门用来做工作治理的，所以下面的功能设计并不是很好用；对于治理我的项目成员的工作来说，最业余的必定要属项目经理 (PM) 了，而他们可能会偏向于应用相似 project 这种项目管理软件，先不说要不要付费，对于治理一个我的项目 / 需要 / 版本，基本不须要用到这么业余和简单的工具。
其实，咱们不须要特意寻找什么特地的工具，一款弱小的工作管理工具就在咱们身边，随时能够应用。
工作治理的外围 —— 布局 & 跟踪
工作治理的外围原理这里就不展开讨论，总结下来，要做好一项工作，能够大抵分为以下几个阶段：
- 指标：明确工作指标，确定是否正当和必要。
- 布局：制订打算，如何实现指标。
- 跟踪：在执行打算的过程中，咱们须要跟踪进度，并管制危险。
- 复盘：查看后果，复盘教训。
如果拿某个我的项目或者大需要来说的话，个别指标不是一般组员可能制订的，算是比拟被动的存在。最终实现我的项目之后，复盘的工作也次要是由 leader 来组织。因而，如果咱们作为我的项目负责人的话，咱们次要关注的事件就只有 布局 & 跟踪。
利用好 Excel 工具，能够让咱们做好工作的布局和跟踪。利用线上协同的 Excel 工具来做我的项目的布局和跟踪，有以下劣势：
- 布局清晰：通过一些非凡模式的 Excel 模板，能够让我的项目布局十分清晰；所有组员都能通过这个布局理解我的项目的整体停顿，以及其余成员的工作状况。
- 跟踪不便：通过对立的简略的 Excel 工具，能够让大家疾速更新本人的工作进展。让我的项目负责人能够疾速跟踪大家的进度，辨认危险。因为 Excel 的紧凑排版，我的项目负责人能够通过截图的形式，疾速地给领导同步我的项目停顿。
- 积淀复盘：Excel 自身就是属于文档资料，不便积淀，也能够用作复盘总结的主观根据。
之前在 思维导图工具文章 中也有提到过，思维导图工具也能够用来做布局。在做布局方面，两者的区别是：
- 思维导图工具更适宜用来做布局的梳理和制订，当咱们只有一个指标，然而还没有想分明布局的时候，比拟适宜通过思维导图工具辅助思考，制订布局；思维导图制订的布局个别是比拟含糊的，重点是让咱们把事件想分明，大略有个工作方向。这是偏思考的工具。
- Excel 工具制订的布局是偏具体的，能够作为执行的行为领导。因而，用 Excel 来记录布局，下一步就是在执行过程中的进度跟踪。这是偏执行的工具。
利用案例
计划 1：需要工作治理
咱们能够利用 Excel 的甘特图模板来制作一个甘特图工具，而后用这个工具来治理咱们的我的项目 / 需要的工作。
上图是我的团队在去年的一个大需要的实在案例，在这个甘特图中，两个开发同学做工作拆解，而后把具体工作排期填到甘特图中，应用不同的色彩块来辨别不同的开发同学，不同的工作类型，比方开发还是联调。每一个工作最多不超过 2d（除了联调）。通过这个排期，我能够甄别每个开发同学的开发工作的安顿是否正当，比方某一天的工作量是否超出 1 天？某一些工作是否评估的可能有问题？适当加一些 buffer 等等。除了排期自身的合理性之外，还须要看咱们的最长门路在哪里，是否匹配原定的要害交付工夫点要求，如果超出了交付工夫，那就须要做出调整，比方加资源，或者砍性能等等。跟所有开发同学探讨调整之后的排期，单方确认没问题了，那这个工作打算就定下来了。这个就是 布局 的过程。这里的原理认知根本就是甘特图的工作原理了。
而后，在需要开发过程中，咱们约定每周 1、3、5 上班前更新工作进度，通过判断实在的工作进度跟原定打算的进度的误差来判断是否存在进度危险。在开发过程中，如果碰到需要变更，也须要做出评估并调整整体的排期，而后判断是否有逾期交付的危险。通过这个 Excel 甘特图工具，能够很好的解决这个 跟踪 的过程。这里的原理认知就是过程管制中的动静调整和危险辨认解决的原理了。
制订一个正当的可执行的打算，而后跟踪执行，咱们就能拿到成绩。通过一张 Excel 表格，就可能让咱们很好地实现这项工作的治理。
案例 2：OKR 治理
在 思维导图工具文章 中的案例利用中已经提到过，咱们能够利用思维导图工具做 OKR 的布局，而后通过重新整理之后，能够造成以 member 为维度的 OKR 思维导图。然而思维导图在进度跟踪中是不太不便的，因而，我个别的做法是把 OKR 思维导图的内容迁徙到 Excel 工具中，在下面进行 OKR 进度跟踪。
因为虾皮的 OKR 管理系统刚刚上线，还在试用期，性能还比拟简陋，目前看起来更像一个考核工具。所以我还是比拟喜爱在 Excel 中治理 OKR。而我的 OKR 次要是用来做指标治理，并不是考核治理，因而，我给每个组员制订的 OKR 都是会动静调整的，每次沟通对齐 OKR 停顿，以及后续 OKR 的调整，都会积淀在 Excel 中，大家都能看失去，也相当于是一个 signoff。最初一列【OKR Completeness】除了记录进度值之外，还会记录停顿的概述，要害产出的相干链接等等。
案例 3：团队工作进展
很多团队都会有定期的工作同步会议，比方周会或者更加频繁的晨会。一个简略的 Excel 表格就能帮忙咱们疾速对齐每个人的工作状况。
上图是我在周会中应用到的 Excel 表格，次要分为两个局部，首先是以组员为维度的表格，跟踪每个组员正在做的事件的停顿，这里要害的几个因素是需要以后处在什么阶段、需要的要害工夫节点、需要以后有没有危险须要同步。第 2 局部是以版本 / 我的项目为维度的表格，跟踪当初在 run 的版本和我的项目的具体停顿和危险，以及对齐后续布局等等。
周会对齐停顿的事件次要就是解决这个 Excel 表格的事件，完了把这个表格一贴，就能够发周会纪要了，十分不便。
计划 4：checklist
可能有人会有疑难，checklist 为什么也是案例？实际上，checklist 的实质也能够说是布局 & 跟踪。
checklist 的制订就是布局的过程 —— 咱们须要 check 什么内容。测验事项是否通过 checklist 的查看项就是跟踪的过程，也就是跟踪事项的停顿是否合乎原定打算的预期。因而，基于这个最简略的了解，checklist 的实质就是在做布局 & 跟踪的事件。
我制订了不少 checklist，这里举其中一个例子，如上图，是我团队的自测 & 联调用例的 checklist。我会让组员在做需要计划之后，立即思考自测和联调的用例，这里的 Excel 模板根本跟 QA 应用到的 test case 模板统一。这是布局的过程。而后在需要开发实现之后，组员就会依照这个自测和联调用例去进行自测和联调，一项一项地过，有问题就排查修复，没问题就标记 pass。在这个过程中，我须要做的事件是查看这个 checklist，并且查看他们的执行后果。
小结
Excel + 原理认知 = 一款弱小的工作管理工具
两者相辅相成，这里的外围重点是 原理的认知，只有把握了底层原理，工具只有挑本人棘手的就能够了。而对于工作治理这块，我感觉 Excel 工具是一个恰到好处的工具。而本文次要波及到了以下原理：
- 布局 & 跟踪 是工作治理的 2 大外围。
- 甘特图原理 能够帮忙咱们治理具体我的项目或大需要的工作。
- OKR 原理 能够帮忙咱们管理工作指标。
- 过程跟踪原理 能够帮忙咱们治理外围事项的进度和危险管制。
- checklist 原理 能够帮忙咱们管理工作品质。
以上每一个原理都能独自成文，感兴趣的读者能够查阅其余材料学习。本文的重点是通过我的实践经验解说了如何利用 Excel 工具把这些原理落地到咱们的工作治理过程当中，心愿能够给大家一点启发。
Excel 工具的利用系列文章总共会有 4 篇，这是第 2 篇，它的更多、更弱小的利用案例将会在后续文章中介绍，敬请期待。
【探讨问题】
可能有读者会感觉，我举得案例都是管理者才须要应用到的，你也这样认为吗？
欢送在评论区分享你的想法，一起探讨。
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【公开调研】
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